Понятие документированной информации оборот документированной информации

Предлагаем ознакомиться со статьей на тему: "Понятие документированной информации оборот документированной информации". Актуальность информации в 2020 году вы можете уточнить у дежурного консультанта.

Правовой режим документированной информации

Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами.

Правовой режим информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими:

  • порядок документирования информации;
  • право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;
  • категорию информации по уровню доступа к ней;
  • порядок правовой защиты информации.

Документирование информации – обязательное условие включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность рФ.

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ.

Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно -технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении режима их использования.

Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством РФ.

Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов. Перечни представляемой в обязательном порядке документированной информации и перечни органов и организаций, ответственных за сбор и обработку федеральных информационных ресурсов, утверждает Правительство РФ.

Порядок и условия обязательного представления документированной информации доводятся до сведения граждан и организаций.

Перечень представляемой в обязательном порядке документированной информации прилагается к уставу каждого юридического лица (положению о нем).

Необеспечение регистрационными органами регистрируемых юридических лиц перечнем представляемых в обязательном порядке документов с адресами их представления не является основанием для отказа в регистрации. Должностные лица регистрационных органов, виновные в необеспечении регистрируемых юридических лиц перечнями представляемых в обязательном порядке документов с адресами их представления, привлекаются к дисциплинарной ответственности вплоть до снятия с должности.

Документы, принадлежащие физическим и юридическим лицам, могут включаться по желанию собственника в состав государственных информационных ресурсов по правилам, установленным для включения документов в соответствующие информационные системы.

Государственные информационные ресурсы РФ открыты и общедоступны. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законом к категории ограниченного доступа.

Понятие и виды информации: документированная и недокументированная информация

Существуют различные подходы к пониманию информации.

С точки зрения философии информация – это некое разнообразие, которое отражающий субъект создает об отражаемом; сообщение, осведомление о положении дел, сведения о чем-либо, передаваемые людьми.

Виды информации:

  1. элементарная – на уровне атомов;
  2. биологическая – создается живыми существами;
  3. социальная – область человеческих отношений;
  4. технико-кибернетическая – производная, созданная в результате деятельности машин и частично урегулированная правом.

С юридической точки зрения информация – сведения об окружающем мире, протекающих в нем процессах и сообщение о положении дел или о состоянии чего-либо.

Объектом правового регулирования может быть только та информация, которую человек извлекает из окружающей среды и отображает в своем сознании.

Выделяются следующие юридические свойства информации.

1. Физическая неотчуждаемость, так как отчуждение информации заменяется передачей прав на ее использование.

2. Обособленность – для включения в оборот информация используется в виде символов и знаков и таким образом она обособляется и существует отдельно от производителя.

3. Двуединство информации и носителя, т. е. понимание информации как вещи на материальном носителе.

4. Распространяемость – тиражирование.

5. Организационная форма информации – документ. Можно классифицировать информацию по различным основаниям.

1. По форме выражения – документированная. Это особая организационная форма выражения информации, основанная на двуединстве информации (сведений) и материального носителя, на котором она отражена в виде символов, знаков, букв, волн или других способов отображения.

В Федеральном законе от 29 декабря 1994 г. № 78-ФЗ «О библиотечном деле» документ определен как материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

В Федеральном законе от 20 февраля 1 995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» под документом понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

2. По источнику создания:

а) недокументированная – остается за пределами правового регулирования;

б) правовая – создается в результате правотворческой деятельности, правоприменительной и правоохранительной деятельности:

  • нормативная правовая информация;
  • ненормативная правовая информация;

в) неправовая – создается не как результат правовой деятельности, однако обращается в обществе в соответствии с предписаниями правовых норм.

3. По степени доступа открытая информация (вся неправовая; о выборах и референдумах; из официальных документов) и ограниченная информация (государственная тайна; служебная тайна; профессиональная тайна; личная тайна; коммерческая тайна; персональные данные; ноу-хау).

4. По кругу лиц массовая информация (предназначенные для неограниченного круга лиц печатные, аудиосообщения, аудиовизуальные и иные сообщения и материалы) и индивидуальная (информация является объектом гражданских прав).

Свойства документированной информации

Свойства документированной информации.— это качест­ва, признаки, которые присущи документу вне зависимостиот того, осознаются они человеком или нет. Свойства теснымобразом связаны с содержанием понятия документа и его ос­новными функциями. Документированная информацияобла­дает большинством тех же свойств, что и информация вооб­ще. Эти свойства также можно разделить на внутренниеи внешние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника инфор­мации, ее приемника и объекта или явления, которое она от­ражает.

[2]

Наряду с общими свойствами, документированная инфор­мация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. Ких числу следует отнести прежде всего фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа. Кроме того, документированная информа­ция обладает свойствами оперативности и ретроспективное™ ивсегда имеет целевое назначение. Иначе говоря, она обладает атрибутивностью и функциональностью.

Читайте так же:  Какие документы нужны для приватизации садового участка

Любая документированная информация имеет знаковую форму. Прячем возможна запись информации на материаль­ный носитель с помощью различных знаковых систем. Иначе

говоря, информация обладает свойством инвариантности, т. е. автономности от видов носителей.

Носители информации подвержены различным вид) старения и возможности разрушения, что предопределяет ещё одно свойство— бренность документированной ин« формации.

Возможность размножения информации, передачи её с од­ного носителя на другой связана с таким свойством информа­ции, как транслируемость.

Следствие размножения — мультипликативность инфор­мации, т. е. возможность одновременного существования од­ной и той же информации на различных носителях.

Важнейшим свойством документированной информация является её рассеяние. Будучи зафиксированной на материаль­ном носителе и отделившись таким образом от субъекта, ин­формация начинает относительно самостоятельное движение в социальном времени и пространстве. Это движение на первый взгляд может показаться хаотичным, но в действительности, подчиняется определённым закономерностям.

С рассеянием документированной информации тесно свя­зано ещё одно её свойство — дискретность, заключающееся в возможности информации передаваться, храниться и исполь­зоваться по частям. Дискретность, с одной стороны, способст­вует рассеянию информации, а с другой — помогает оптими­зировать многие информационные процессы. В частности, дискретность позволяет разделять какое-либо сообщение на отдельные части, которые можно кодировать, передавать в преобразованном виде во времени и пространстве с после­дующим декодированием.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: полнота, полез­ность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Важнейшее свойство документированной информации — её ценность, т. е. потребительская значимость, которая выра­жается, как правило, в соответствии информации своему целе-

Свойства и структура документированной информации

му назначению. При этом ценность любой информации мо­жет быть реализована только в рамках определённой инфор­мационной системы, в качестве элемента этой системы, свя­занного с другими её структурными элементами и блоками. Отсюда ценность документированной информации зависит прежде всего от степени её вовлечённости в сферу обществен­ного бытия человека. Отражая определенные социальные от­ношения, документ изменяет свою ценность в зависимости от изменений пространственно-временной, психологической сре­ды его бытования.

Одна и та же информация может иметь различную цен­ность для разных потребителей. К примеру, сообщение о над­вигающейся грозе неравноценно для одинокого путника в сте­пи, для городской домохозяйки или для горняка, работающего в шахте.

Как можно определить, измерить ценность информации? Вспомним «Остров сокровищ» Р. Л. Стивенсона. Там пираты, чтобы добраться до зарытых сокровищ, настойчиво стреми­лись заполучить бумаги Флинта, карту, т. е. документирован­ную информацию. В противном случае для достижения цели пиратам пришлось бы либо перекопать весь остров, либо дей­ствовать методом случайного поиска для определения места раскопок. Карта же позволяла существенно сэкономить время и средства. Таким образом, ценность документированной ин­формации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели. В науке одним из показателей ценности информации служит частота цитирования работы того или иного автора, учёного, т. е. чис­ло ссылок на неё в течение года.

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение.

Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную не­определённость, уменьшает вероятность достижения цели.

Информация может быть полезной и бесполезной. Полез­ность информации — ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное, как ценность информации в определённых кон­кретных условиях. Это — потенциальное свойство содейство­вать событию, которое ещё не произошло. Граница между по­нятиями полезности и бесполезности относительна, субъек­тивна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации 1 .

Существенной характеристикой документированной ин­формации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и получен­ной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информа­ция никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксиро­вать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому все­гда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация — это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объ­ёма информации, предназначенной для потребления в управ­ленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60 % научных и административных документов по­требителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он по­просту не успеет их прочитать в процессе выполнения своих профессиональных обязанностей, если будет читать всё под­ряд 2 .

Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Прежде всего необходимо различать семантическую (смысло-

1 Коган В. В. Человек в потоке информации. Новосибирск, 1981. С. 59.

2 Воробьёв Г. Г. Твоя информационная культура. М., 1988. С. 158.

Свойства и структура документированной информации

вую) и лингвистическую (языковую) избыточность. Семанти­ческая избыточность документированной информации всегда конкретна, т. е. для каждого реципиента она различна и зави­сит от уровня его знаний в той области, с которой связана дан­ная информация.

Лингвистическая избыточность характеризуется тем, что для выражения и понимания какой-либо документированной информации используется гораздо больше слов, чем это в действительности необходимо. Однако установлено, что в целом ряде случаев такого рода избыточная информация, на­зываемая ещё информационным шумом, приносит даже поль­зу. Причём необходимость избыточности доказана эволюци­онным развитием, поскольку избыточными являются практи­чески все существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 % (по другим данным — до 60-70 %), во французском — 55 %. Лингвисти­ческая избыточность позволяет коммуниканту в процессе до­кументирования более свободно оперировать словами, тер­минами, грамматическими конструкциями. Реципиенту же она помогает поддерживать устойчивое внимание, выступая в качестве определённого раздражителя. Дело в том, что без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от не­го постоянного напряжённого внимания, что приводит к бы­строму утомлению и потере способности к восприятию. Кро­ме того, языковая избыточность способствует лучшему запо­минанию информации, в отличие от смысловой избыточно­сти, которая, напротив, препятствует пониманию и запоми­нанию информации 1 .

Читайте так же:  Все об аренде нежилых помещений

Будучи неотъемлемой составляющей человеческой дея­тельности, документированная информация социальна по своей сущности, а следовательно, неизбежно содержит эле­мент субъективности. Документ составляется человеком, ко­торый по своему усмотрению производит отбор тех или иных

1 Суханов А. П. Мир информации (история и перспективы). М: Мысль, 1986. С. 125-129; Бельковец Л. П. Нужны ли алгоритмы чте­ния. // Делопроизводство. 2000. № 2. С. 70.

фактов, определённым образом их располагает, анализирует, интерпретирует и т. д. Реципиент также субъективно воспри­нимает документированную информацию. Поэтому можно говорить лишь о той или иной степени объективности доку­мента.

С полнотой и субъективностью связана достоверность ин­формации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности. Достоверность зависит от источника информации, прежде все­го от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации.

Проблема достоверности информации нередко бывает свя­зана с преднамеренным её искажением— дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно ис­кажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её откло­нения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна. Некото­рые авторы (Г. Г. Воробьёв) вообще полагают, что информа­ция — это не то, что заключено в документе, а то новое, что получено из книги, документа. В ряде изданий утверждается, что в деятельности фирм только 10% информации считается новой 1 .

Понятие новизны также относительно. Одна и та же ин­формация, утратив новизну в оперативной среде, может ока­заться новой при реконструкции событий прошлого, т. е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

1 См., в частности: Коренченко Р. А. Общая теория организации. М.: Юнити, 2003. С. 169.

Свойства и структура документированной информации

С новизной связана своевременность информации, т. е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно из свойств документированной информации— её доступность, т. е. возможность получения потребителем.

Защищённость— свойство документированной информа­ции, которое характеризует невозможность несанкциониро­ванного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.

Ещё одним свойством информации является её эргономич-ность, т. е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

Наконец, важным свойством документированной инфор­мации является её адекватность (определённость), т. е. со­ответствие отражённых в документе фактов, событий, пока­зателей самому объекту или явлению, а также задаче кон­кретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степе­ни адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

[3]

Изучение свойств документированной информации, хотя на первый взгляд и может показаться чем-то достаточно далёким от практической документной деятельности, в действительно­сти тесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоретиче­ские проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифициро­ванных текстов; в процессе свёртывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых случаях её избыточности; в ходе анализа, критической оценки инфор­мации; при определении принципов и критериев её ценности и т. п. Иначе говоря, свойства документированной информа­ции реализуются как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источ­ников.

Помимо внешних, существуют внутренние свойства доку­ментированной информации. Они находят свое выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Как то на паре, один преподаватель сказал, когда лекция заканчивалась — это был конец пары: «Что-то тут концом пахнет». 8471 —

| 8066 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Понятие и признаки документированной информации

Документированная информация выступает одной из форм
представления свободной информации. Легальное определение
документированной информации закреплено в ст. 2 Федерального
закона «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации». В соответствии с указанной статьей под

документированной информацией понимается зафиксированная
на материальном носителе путем документирования информация
с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или
в установленных законодательством РФ случаях ее материальный
носитель. Более развернутое определение документа дается
в ст. 1 Федерального закона «Об обязательном экземпляре

документов», согласно которой документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения’ 11 .

Из данных определений вытекают три основных признака документа.

Первый из них — наличие материального носителя информации.
В качестве таковых, в принципе, могут рассматриваться любые объекты
материального мира, включая вещи и физические поля, в которых
находят свое отражение определенные сведения. Одни и те же
сведения могут быть зафиксированы на различных материальных
носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители,
документы, в которых информация представлена

Видео (кликните для воспроизведения).

в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео-и звукозаписи.

Вторым признаком документированной информации является
идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это
достигается путем присовокупления к содержательной стороне
сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют
установить источник и назначение информации, время

ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.

Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения в приведенных выше определениях, выступает возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.

Читайте так же:  Уголовная ответственность за неуплату алиментов

Действующее информационное законодательство, и прежде всего

5.4. Режим /документированной информации Стр. 2 из 6

базовый для сферы информационных отношений Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет основные, главным образом рамочные правила документирования информации.

Согласно ст. 11 указанного Закона законодательством РФ или
соглашением сторон могут быть установлены требования
к документированию информации. При этом в федеральных органах
исполнительной власти документирование информации осуществляется
в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила

делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

В настоящее время общие требования к функционированию служб
документационного обеспечения управления, документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами
в федеральных органах исполнительной власти — министерствах,
службах и агентствах установлены Типовой инструкцией
по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденной приказом Министерства культуры и массовых
коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536 . Кроме того, в сфере
документирования информации действуют ГОСТ Р 6.30-

97 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: На стипендию можно купить что-нибудь, но не больше. 9084 —

| 7269 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Документированная информация — это. Понятие, виды

Государственное дело и сфера делопроизводства являет собой важнейшее ответвление общественной жизни любого государства. Документированная информация — это узаконенные данные. Правотворческая деятельность содействует построению гражданского правопорядка и благополучия, которые очень важны.

Понятие документированной информации

Подобное обозначение, на первый взгляд, используется в правоведении не особо часто, но при этом оно является очень важным. Исходя из федерального законодательства, документированная информация — это такой вид свода определенных данных, которые занесены на материальный носитель с целью сохранности.

Также этот материал предполагает наличие реквизитов об имеющихся исходниках его происхождения, которые в целом позволяют определить характер этих данных или их носителя, независимо от формы представления. Без них понятие документированной информации фактически теряет смысл. Реквизиты по своей сути выполняют две основоположные функции — информационную и защитно-удостоверительную. Иными словами, с одной стороны, они содержат нужные данные, а с другой стороны, делают невозможной процедуру фальсификации документов.

Международная организация по стандартизации

Управление документированной информацией регламентируется множеством нормативно-правовых актов, федеральными указами, распоряжениями, международной нормативно-правовой документацией. Так, интернациональная организация по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO) беспрерывно принимает непосредственное участие в разработке догм, правил и норм относительно формирования, сохранения, использования информации. Создаются разработки в направлении устранения нарушений несоответствия содержания действительности, в формировании требований к форме представления данных.

Признаки документированной информации

Первый признак и самый главный — наличие материального носителя. В таком качестве может выступать абсолютно любой объект окружающего мира, включая предметы и физические поля, где находят отображение определенные действия либо сведения. Одинаковые данные могут быть зафиксированы на различных носителях. Также справедливым будет и тот факт, что разные материалы могут быть задокументированы на одном объекте.

Следующим важнейшим признаком документированной информации является возможность идентификации зафиксированного материала. Это предоставляется при помощи вспомогательной роли реквизитов. Их наличие помогает установить предназначение данных, их характер, источник, время документирования. В некоторых случаях реквизиты обеспечивают необходимую степень защиты того или иного образца в виде прилагаемой электронной цифровой подписи.

Третья характеристика документированной информации состоит в возможности выбора различных вариаций и форм, передающих ее содержание. Также она может храниться на различных носителях в различных формах без потери своего содержания и реквизитов. То есть хранение документированной информации предполагает возможность ее копирования. Такие материалы могут существовать в виде разных модификаций.

Управление документированной информацией

В соответствии с версией Международной организации по стандартизации документированная информация представляет собой данные, которые нужно хранить и которые используются под специальным управлением. В сфере подчинения находится, непосредственно, сам носитель материального характера, на котором этот материал и хранится. Свод требований по управлению документированной информацией представлен в разделе № 7 ISO 9001:2015. Если попытаться обобщить и изобразить эти обязательства тезисно, то они будут иметь такой вид:

  • регулярный анализ уровня доступности информации в той мере, в которой нужно, в том месте, где необходимо, и в то время, когда необходимо;
  • регулярная оценка степени защищенности документированных данных;
  • решение вопросов относительно организации процессов распространения, поиска, проверки доступа и использования информации;
  • оценка воздействия эффективных процессов защиты и хранения документов от различных ошибок, к примеру, гарантирована ли их читабельность;
  • проверка соблюдения правил изъятия и хранения.

Какой бывает?

Формы документированной информации зависят в первую очередь от характера ее материального носителя. Различают несколько основных видов. Самые распространенные:

[1]

  • бумажная;
  • звукозаписи;
  • видеоматериалы;
  • электронная документированная информация.

Разновидности данных на материальных носителях

Информация, за версией множества исследователей, за критерием упорядоченности и за степенью организованности делится на документированную и недокументированною. В чем же между ними разница?

Документированная являет собой специфическую организационную, официальную форму существования информации. Цели существования такого рода данных связана с общественным благополучием и правопорядком. Виды документированной информации могут быть разными. Ведь все зависит от принятого за основу классификационного признака.

За критерием доступности информация бывает:

  • с ограниченным кругом доступа;
  • материал, являющийся государственной тайной;
  • конфиденциального рода;
  • с неограниченным доступом, общедоступной.

По возможности распространения бывает:

  • свободно распространяемая;
  • данные, разглашение которых строго запрещено;
  • информация, разглашение которой допускается в соответствии с федеральным законодательством;
  • материал, разглашение которого возможно по согласию определенного круга лиц.

Свойства документированной информации

Документированная информация — это данные, которые существуют в определенных объективных условиях и обладают рядом признаков.

К ее свойствам относятся:

  • фиксированный характером, то есть обладание своим источником, моментом документирования и обязательностью к хранению;
  • релевантность — способность отвечать требованием потенциального потребителя, соответствовать запросам;
  • ценность — соответствие данных целевому назначению;
  • полнота — оптимальное соотношение между полученной и необходимой информацией;
  • полезность — степень ее необходимости;
  • достоверность — отображает уровень объективности информации;
  • новизна — актуальность, поскольку документированные материалы — это разъяснение сведений, которые могут устаревать или перестать действовать;
  • своевременность;
  • доступность — возможность потребителя свободно получить данные;
  • защищенность — отсутствие возможности несанкционированного доступа;
  • эргономичность — оптимальное соотношение объема и формы данных для конкретного потребителя;
  • адекватность — соответствие информации действительности, готовность отображать реальные объективные условия.
Читайте так же:  Имущественный ущерб в уголовном праве понятие

Защита документированной информации в российском законодательстве

В трех источниках федерального законодательства предоставляется обозначение документированной информации. В первом источнике приведена узкая трактовка. Она гласит о том, что документированная информация — это фиксация важных данных при помощи материального носителя посредством процесса документирования необходимых данных, где есть реквизиты, которые дают возможность ее идентифицировать, обозначить либо определить ее материальный носитель (закон об информации, статья № 2).

В другом источнике наведена более широкая трактовка. Она гласит о том, что под документом подразумевается наличие носителя с зафиксированной информацией текстового, звукового или графического характера. Ее содержание предназначено для передачи по назначению в определенное время.

Примеры документированных данных

Документированная информация — это законные акты, бумаги, архивы, которые хранятся для различных целей. Хранимая информация в подавляющем количестве случаев предназначается для общественного использования. Примерами могут быть:

  • законные акты, нормативно-правовая база;
  • документы, которые содержат сведения об чрезвычайных ситуациях экологического, демографического, санитарно-эпидемиологического, метеорологического характера;
  • документы, которые содержатся в библиотечных фондах и других различных фондах информационных систем;
  • сведения средств массовой и другой публичной информации в соответствии с законодательством РФ.

Исходя из всего вышеизложенного, стоит отметить, что в общей сложности документы и документированная информация — это важнейшие элементы государственной безопасности и общественного благополучия. Она зачастую является хранилищем стратегически важных для государства сведений. Именно поэтому такого рода информация должна тщательным образом храниться с учетом обусловленных государственным законодательством требований.

Документированная информация

В трех федеральных законах дается понятие документированной информации. В одном случае (в узком смысле слова) документированная информация — это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель (ст. 2 Закона об информации). В другом (в широком смысле слова) — под документом понимается материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (ст. 1 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», ст. 2 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ «О библиотечном деле»).

Большой юридический словарь. — М.: Проспект . А. В. Малько . 2009 .

Смотреть что такое «Документированная информация» в других словарях:

Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. EdwART. Словарь терминов МЧС, 2010 … Словарь черезвычайных ситуаций

документированная информация — Зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами позволяющими определить данную информацию или ее материальные носитель. [ГОСТ Р 52653 2006] Тематики информационные технологии в образовании EN documentary… … Справочник технического переводчика

Документированная информация — (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [Федеральный закон Российской Федерации № 24 ФЗ от 20.02.95 “Об информации, информатизации и защите информации”]… … Энциклопедия терминов, определений и пояснений строительных материалов

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — (ДОКУМЕНТ) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. тж. ДОКУМЕНТ … Юридическая энциклопедия

Документированная информация — (англ. documentary information) то же, что документ … Энциклопедия права

Документированная информация — 11) документированная информация зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный … Официальная терминология

Документированная информация — 1. Зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель Употребляется в… … Телекоммуникационный словарь

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — (ДОКУМЕНТ) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать … Энциклопедический словарь экономики и права

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.06.2006 № 149 ФЗ, – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Режим документированной информации

Документированная информация является информационным продуктом и выступает одной из форм представления свободной информации.

Информационные продукты – это отдельные документы и массивы документов, а также документы и массивы документов в информационных системах. К документированной информации относится также документ с четко определенными качественными и количественными характеристиками.

Информационные продукты можно классифицировать по следующим основаниям:

1. По специфике возникновения:

— естественные, производственные, социально-экономические

— созданные в результате интеллектуальной деятельности;

2. По сферам использования: а) научно-технические, б) социально-экономические, в) правовые, г) культурные, д) образовательные, е) развлекательные и т.п.

3. По принадлежности определенным субъектам: а) физическим лицам, б) юридическим лицам, в) государственным органам власти и управления, г) должностным лицам, д) органам местного управления, е) общественным объединениям, ж) государству в целом.

Режим документированной информации включает в себя электронный документ и электронную цифровую подпись.

Как уже отмечалось, документ – это выделенная информация по определенной цели, зафиксированная в любой знаковой форме (текст, звукозапись, схема, изображение и т.п.) с установленными реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, и представленная на любом носителе.

Электронный документ все чаще используется во многих сферах деятельности, поэтому возникла необходимость правового регулирования отношений в области электронного документооборота. Легальное определение электронного документа содержится в ФЗ от 10 января 2002 г. № 1 «Об электронной цифровой подписи». Это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Законодатель обратил внимание лишь на форму документа. Более точное определение дал С.И.Семилетов в статье «Электронный документ как продукт технологического процесса документирования информации и объект правового регулирования» в журнале «Государство и право» за 2003 г., № 1: «Электронный документ – документ, созданный при помощи электронных аппаратно-технических (ЭВМ) и программных средств, который фиксируется в цифровом коде в форме идентифицируемого именного файла или записи в файлах базы данных, документ, доступный для последующей обработки в информационных системах, доступный для использования, воспроизведения и визуального восприятия, а также для передачи и получения по телекоммуникационным системам связи».

Читайте так же:  Регистрация на портале госуслуг

Электронно-цифровая подпись – это реквизит электронного документа, полученный в результате преобразования информации с использованием закрытого ключа электронно-цифровой подписи и позволяющий установить подлинность и целостность содержащейся в электронном документе информации, а также позволяющий установить обладателя электронно-цифровой подписи. Электронно-цифровая подпись в электронном документе используется в качестве аналога собственноручной подписи одновременно при следующих условиях:

1) сертификат ключа электронно-цифровой подписи не утратил силу;

2) в электронном документе подтверждена подлинность электронно-цифровой подписи;

3)электронно-цифровая подпись используется в отношениях, имеющих юридическое значение.

Электронное сообщение, подписанное электронно-цифровой подписью, признается электронным документом, равнозначным подписанному собственноручной подписью, если федеральными законами или иными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. Так же, как и в отношениях с бумажными носителями, возможет обмен электронными документами.

Итак, электронно-цифровая подпись – это программно-криптографическое (т.е. зашифрованное соответствующим образом) средство, которое позволяет подтвердить, что подпись, стоящая на электронном документе, поставлена именно его автором, а не каким-либо другим лицом.

Удостоверяющий центр изготавливает сертификаты ключей подписей, приостанавливает и возобновляет их действие, аннулирует их, ведет реестр сертификатов ключей подписей, подтверждает подлинность электронно-цифровой подписи в электронном документе. Электронно-цифровая подпись используется и при совершении гражданско-правовых сделок.

Однако при использовании электронно-цифровой подписи имеется ряд исключений. Она не может быть использована при подписании завещаний, дополнений к завещанию, завещаний с установлением завещательных отказов, возложений, на бумагах, связанных с разводом и усыновлением, на документах, сопровождающих опасные материалы. Судебные приказы также должны подписываться судьей собственноручно. Электронно-цифровая подпись не употребляется при переходе заложенной недвижимости в собственность залогодержателя и др.

При использовании электронно-цифровой подписи возникает ряд проблем, которые необходимо решать на законодательном уровне.

Собственноручная подпись неотделима от человека, совершившего ее, в то время как секретный закрытый ключ – отделим. И если третьему лицу станет известен закрытый ключ, то отличить подлог подписи до аннулирования ключей будет невозможно. Здесь возникает необходимость установить правомерность владения секретным ключом того лица, который подписал документ. Практически это не всегда достижимо, поэтому должна быть закреплена презумпция, в соответствии с которой бремя юридических последствий за использование третьими лицами закрытого ключа, лежит на его владельце. Иначе говоря, кто бы ни подписал электронный документ, он будет считаться подлинным лицом, обладающим закрытым ключом, если владелец заранее не известил участников системы о необходимости аннулировать закрытый ключ.

Важным моментом является обеспечение защиты и сохранности секретного ключа. Такие ключи не должны храниться в явном виде на носителях, с которых они могут быть скопированы и, соответственно, скомпрометированы.

В числе способов обеспечения сохранности секретных ключей можно назвать следующие:

1. Хранение на носителях, которые трудно копируются, например, специальные чип-карты, доступ к которым имеет только владелец ключа, знающий PIN-код.

2. Использование методов, которые позволяют с очень высокой степенью достоверности «привязать» электронно-цифровую подпись к тому лицу, который совершил эту подпись (например, использовать технологию цифровой обработки папиллярного узора отпечатка пальца, радужной оболочки глаза, автографа и т.п.).

3. Шифрование секретных ключей на других ключах, которые могут быть тоже зашифрованы, и др.

Недостаточно проработаны вопросы ответственности третьих лиц, участников электронного оборота документов и органов, ответственных за проведение сертификации средств электронно-цифровой подписи. Не установлено, кто несет ответственность, если возникнут убытки из-за несанкционированного взлома сертифицированных средств цифровой подписи или если в них будут незаконно установлены программные или аппаратные закладки. Не установлен также порядок хранения и доступа к закрытым ключам электронно-цифровой подписи в удостоверяющих центрах. Не урегулирован вопрос проверки уникальности открытых ключей. Такая проверка проводится в реестре сертификатов ключей подписей и в архиве удостоверяющего центра. Причем, удостоверяющий центр проводит проверку по данным своего реестра и архива, и вследствие этого без внимания остаются реестры и архивы других удостоверяющих центров, где могут храниться идентичные ключи. Необходимо создать единый реестр ключей электронно-цифровой подписи и сделать его доступным для граждан через сеть Интернет.

Электронный документ с электронно-цифровой подписью необходимо использовать также в документообороте органов государственной власти и местного самоуправления, чтобы ускорить доведение информации до исполнителей управленческих решений. В романо-германских правовых системах, например, электронно-цифровая подпись воспринимается как факт окончательного выражения воли сторон, придания документу характера юридически значимого. В российском законодательстве еще имеются пробелы, что негативно сказывается на развитии отношений в информационной сфере.

Видео (кликните для воспроизведения).

studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2019 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.002 с) .

Источники


  1. Малько, А. В. Теория государства и права в вопросах и ответах. Учебно-метадитеческое пособие / А.В. Малько. — М.: Издательский дом «Дело» РАНХиГС, 2015. — 352 c.

  2. Бикеев, А. А. Трудоправовая деятельность в организации. Учебное пособие / А.А. Бикеев, М.В. Васильев, Л.С. Кириллова. — М.: Статут, 2015. — 144 c.

  3. ЛазаревВ.В. История политических и правовых учений: Уч. /В.В.Лазарев-3изд.-М.:Юр.Норма,НИЦ ИНФРА-М,2016-800с.(п) / ЛазаревВ.В.. — Москва: СИНТЕГ, 2016. — 645 c.
  4. Миронов Иван Суд присяжных. Стратегия и тактика судебных войн; Книжный мир — М., 2015. — 672 c.
  5. Лазарев, В.В. Теория государства и права 5-е изд., испр. и доп. учебник для академического бакалавриата / В.В. Лазарев, С.В. Липень. — М.: Юрайт, 2016. — 521 c.
Понятие документированной информации оборот документированной информации
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here