Понятие и значение документированной информации

Документирование

Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «документ, документированная информация — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы — от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому, что менялись носители информации — сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами. Федеральный закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации и защите информации» (с изменениями от 10 января 2003 г.) устанавливает, что информационные ресурсы, т.е. документы и массивы документов являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Данным законом (ст.5) также установлено, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения — это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством — юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «юридическая сила документа есть свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т.е. наличию различных функций.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

• · информативные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная);
• · функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);
• · функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию — причина появления любого документа.

Итак, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а ,следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержание информационной функции.

Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.

В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Распорядительные документы (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.

Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении — сверху вниз (от законодателя к исполнителю).

Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.).

Многосторонний обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декларации, кодексы, законы и т.п.).

В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления.

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

Существует две группы документов, наделенных правовой функцией:

• · изначально обладающие ею;
• · приобретающие ее на время.

В первую группу можно включить документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия. Это все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.); судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, организациями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции, правила и др.

Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, на основе протокола заседания аттестационной комиссии происходит издание приказа об утверждении разряда оплаты труда по Единой тарифной сетке (ETC) сотруднику. В силу определенных обстоятельств документ может быть доказательством, т.е. временно обладать правовой функцией.

Учетная функция документа характеризует прежде всего количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации.

Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.

Культурную функцию документа лучше всего выполняет комплекс документов, характеризующих определенную область деятельности (технику, науку, живопись и др.). Анализируя такой комплекс документов, можно проследить специфику научного и художественного творчества, моральные и эстетические принципы на определенном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм поведения и др.

Функция исторического источника, эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.

Документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.

В управленческих документах преобладает управленческая функция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничены (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).

• 1. Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области делопроизводства?
• 2. Что включает в себя понятие «документ»?
• 3. Какие способы документирования вы знаете?
• 4. Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?
• 5. Что обуславливает юридическую силу официального документа?
• 6. Что понимается под полифункциональностью документа?
• 7. Назовите основные блоки функций документа. Чем характеризуется каждый блок функций?

Понятие и виды информации: документированная и недокументированная информация

Существуют различные подходы к пониманию информации.

С точки зрения философии информация – это некое разнообразие, которое отражающий субъект создает об отражаемом; сообщение, осведомление о положении дел, сведения о чем-либо, передаваемые людьми.

Виды информации:

1. элементарная – на уровне атомов;
2. биологическая – создается живыми существами;
3. социальная – область человеческих отношений;
4. технико-кибернетическая – производная, созданная в результате деятельности машин и частично урегулированная правом.

С юридической точки зрения информация – сведения об окружающем мире, протекающих в нем процессах и сообщение о положении дел или о состоянии чего-либо.

Объектом правового регулирования может быть только та информация, которую человек извлекает из окружающей среды и отображает в своем сознании.

Выделяются следующие юридические свойства информации.

2. Обособленность – для включения в оборот информация используется в виде символов и знаков и таким образом она обособляется и существует отдельно от производителя.

3. Двуединство информации и носителя, т. е. понимание информации как вещи на материальном носителе.

4. Распространяемость – тиражирование.

5. Организационная форма информации – документ. Можно классифицировать информацию по различным основаниям.

1. По форме выражения – документированная. Это особая организационная форма выражения информации, основанная на двуединстве информации (сведений) и материального носителя, на котором она отражена в виде символов, знаков, букв, волн или других способов отображения.

В Федеральном законе от 29 декабря 1994 г. № 78-ФЗ «О библиотечном деле» документ определен как материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

В Федеральном законе от 20 февраля 1 995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» под документом понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

2. По источнику создания:

а) недокументированная – остается за пределами правового регулирования;

в) неправовая – создается не как результат правовой деятельности, однако обращается в обществе в соответствии с предписаниями правовых норм.

3. По степени доступа открытая информация (вся неправовая; о выборах и референдумах; из официальных документов) и ограниченная информация (государственная тайна; служебная тайна; профессиональная тайна; личная тайна; коммерческая тайна; персональные данные; ноу-хау).

4. По кругу лиц массовая информация (предназначенные для неограниченного круга лиц печатные, аудиосообщения, аудиовизуальные и иные сообщения и материалы) и индивидуальная (информация является объектом гражданских прав).

Документированная информация: понятие, структура, свойства

Понятие

Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» под документированной информацией понимается зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель (где информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления).

Структура

Из термина «документированная информация (документ)», содержащегося в упомянутом законе, вытекают три основных признака документа.

Первый из них — наличие материального носителя информации. В качестве такового, в принципе, могут рассматриваться любые объекты материального мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отображение определенные сведения. Одни и те же сведения могут быть зафиксированы на различных материальных носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители, документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео- и звукозаписи.

Вторым признаком документированной информации является идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это достигается путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.

Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения в анализируемом термине, выступает возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.

Свойства

Свойства документированной информации – это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние.

Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Релевантностью (от англ. «relevant»- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации — её ценность, т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению.

Существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация — это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объёма информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать всё для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё подряд.

Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость избыточности доказана эволюционным развитием. В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 %, во французском — 55 %. Без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряжённого внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию.

Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации — ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное, как ценность информации в определённых конкретных условиях. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.

С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности.

Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.

Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением — дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна. Понятие новизны относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно из свойств документированной информации — её доступность, т.е. возможность получения потребителем.

Защищённость — свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.

Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

[2]

Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2019 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.002 с) .

Вопрос 17. Понятие «документированная информация (документ)». Классификация документов

v Понятие документа было впервые введено Петром 1 и перевел он документ, как «письменное свидетельство», хотя по-латински это было доказательство.

— И до второй половины 20 века под документом понималась только письменная информация.

v Начиная с конца 50х годов 20 века получило распространение расширенное понимание документа как материального объекта, содержащего информацию в закрепленном виде.

— С тех пор существуют две трактовки документа:

а) только письменные документы;

— Информационная трактовка документа победила.

[3]

v В 1994 году был принят ФЗ «Об обязательном экземпляре документа», впервые появилась так называемая информационная трактовка документа:

— Документ – материальный объект зафиксированной информации

— в виде текста, звукозаписи или изображения,

— предназначенной для передачи во времени и пространстве

— в целях хранения и общественного использования.

— Недостаток этого определения – четко перечислены формы фиксации;

v В 95 году, когда была принята первая редакция ФЗ «Об информации» в ст. 2 было сформулировано понятие:

— Документированная информацияилидокумент – это

— зафиксированная на материальном носителе

— с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

— Вст. 5 данного закона появилось упоминание о документе, полученном из автоматизированной информационной системы.

— То есть, по сути дела, впервые был легализован статус компьютерного или электронного документа.

v В настоящее время: в ст. 2 действующего ФЗ «Об информации» дается следующее определение

— Документированная информация – это

— зафиксированная на материальном носителе путем документирования

— с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель.

— Законодатель прямо не указал, что документированная информация и документ – понятия равнозначные, однако из положения закона и подзаконных актов можно сделать такой вывод.

― Так, например, в ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело: термины и определения» документированная информация рассматривается, как синоним документа.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: На стипендию можно купить что-нибудь, но не больше. 9085 —

| 7269 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)
очень нужно

Свойства документированной информации

Свойства документированной информации.— это качест­ва, признаки, которые присущи документу вне зависимостиот того, осознаются они человеком или нет. Свойства теснымобразом связаны с содержанием понятия документа и его ос­новными функциями. Документированная информацияобла­дает большинством тех же свойств, что и информация вооб­ще. Эти свойства также можно разделить на внутренниеи внешние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника инфор­мации, ее приемника и объекта или явления, которое она от­ражает.

[1]

Наряду с общими свойствами, документированная инфор­мация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. Ких числу следует отнести прежде всего фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа. Кроме того, документированная информа­ция обладает свойствами оперативности и ретроспективное™ ивсегда имеет целевое назначение. Иначе говоря, она обладает атрибутивностью и функциональностью.

Любая документированная информация имеет знаковую форму. Прячем возможна запись информации на материаль­ный носитель с помощью различных знаковых систем. Иначе

говоря, информация обладает свойством инвариантности, т. е. автономности от видов носителей.

Носители информации подвержены различным вид) старения и возможности разрушения, что предопределяет ещё одно свойство— бренность документированной ин« формации.

Возможность размножения информации, передачи её с од­ного носителя на другой связана с таким свойством информа­ции, как транслируемость.

Следствие размножения — мультипликативность инфор­мации, т. е. возможность одновременного существования од­ной и той же информации на различных носителях.

Важнейшим свойством документированной информация является её рассеяние. Будучи зафиксированной на материаль­ном носителе и отделившись таким образом от субъекта, ин­формация начинает относительно самостоятельное движение в социальном времени и пространстве. Это движение на первый взгляд может показаться хаотичным, но в действительности, подчиняется определённым закономерностям.

С рассеянием документированной информации тесно свя­зано ещё одно её свойство — дискретность, заключающееся в возможности информации передаваться, храниться и исполь­зоваться по частям. Дискретность, с одной стороны, способст­вует рассеянию информации, а с другой — помогает оптими­зировать многие информационные процессы. В частности, дискретность позволяет разделять какое-либо сообщение на отдельные части, которые можно кодировать, передавать в преобразованном виде во времени и пространстве с после­дующим декодированием.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: полнота, полез­ность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Важнейшее свойство документированной информации — её ценность, т. е. потребительская значимость, которая выра­жается, как правило, в соответствии информации своему целе-

Свойства и структура документированной информации

Одна и та же информация может иметь различную цен­ность для разных потребителей. К примеру, сообщение о над­вигающейся грозе неравноценно для одинокого путника в сте­пи, для городской домохозяйки или для горняка, работающего в шахте.

Как можно определить, измерить ценность информации? Вспомним «Остров сокровищ» Р. Л. Стивенсона. Там пираты, чтобы добраться до зарытых сокровищ, настойчиво стреми­лись заполучить бумаги Флинта, карту, т. е. документирован­ную информацию. В противном случае для достижения цели пиратам пришлось бы либо перекопать весь остров, либо дей­ствовать методом случайного поиска для определения места раскопок. Карта же позволяла существенно сэкономить время и средства. Таким образом, ценность документированной ин­формации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели. В науке одним из показателей ценности информации служит частота цитирования работы того или иного автора, учёного, т. е. чис­ло ссылок на неё в течение года.

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение.

Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную не­определённость, уменьшает вероятность достижения цели.

‘ Информация может быть полезной и бесполезной. Полез­ность информации — ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное, как ценность информации в определённых кон­кретных условиях. Это — потенциальное свойство содейство­вать событию, которое ещё не произошло. Граница между по­нятиями полезности и бесполезности относительна, субъек­тивна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации 1 .

Существенной характеристикой документированной ин­формации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и получен­ной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информа­ция никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксиро­вать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому все­гда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация — это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объ­ёма информации, предназначенной для потребления в управ­ленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60 % научных и административных документов по­требителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он по­просту не успеет их прочитать в процессе выполнения своих профессиональных обязанностей, если будет читать всё под­ряд 2 .

Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Прежде всего необходимо различать семантическую (смысло-

1 Коган В. В. Человек в потоке информации. Новосибирск, 1981. С. 59.

2 Воробьёв Г. Г. Твоя информационная культура. М., 1988. С. 158.

Свойства и структура документированной информации

вую) и лингвистическую (языковую) избыточность. Семанти­ческая избыточность документированной информации всегда конкретна, т. е. для каждого реципиента она различна и зави­сит от уровня его знаний в той области, с которой связана дан­ная информация.

Лингвистическая избыточность характеризуется тем, что для выражения и понимания какой-либо документированной информации используется гораздо больше слов, чем это в действительности необходимо. Однако установлено, что в целом ряде случаев такого рода избыточная информация, на­зываемая ещё информационным шумом, приносит даже поль­зу. Причём необходимость избыточности доказана эволюци­онным развитием, поскольку избыточными являются практи­чески все существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 % (по другим данным — до 60-70 %), во французском — 55 %. Лингвисти­ческая избыточность позволяет коммуниканту в процессе до­кументирования более свободно оперировать словами, тер­минами, грамматическими конструкциями. Реципиенту же она помогает поддерживать устойчивое внимание, выступая в качестве определённого раздражителя. Дело в том, что без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от не­го постоянного напряжённого внимания, что приводит к бы­строму утомлению и потере способности к восприятию. Кро­ме того, языковая избыточность способствует лучшему запо­минанию информации, в отличие от смысловой избыточно­сти, которая, напротив, препятствует пониманию и запоми­нанию информации 1 .

Будучи неотъемлемой составляющей человеческой дея­тельности, документированная информация социальна по своей сущности, а следовательно, неизбежно содержит эле­мент субъективности. Документ составляется человеком, ко­торый по своему усмотрению производит отбор тех или иных

1 Суханов А. П. Мир информации (история и перспективы). М: Мысль, 1986. С. 125-129; Бельковец Л. П. Нужны ли алгоритмы чте­ния. // Делопроизводство. 2000. № 2. С. 70.

фактов, определённым образом их располагает, анализирует, интерпретирует и т. д. Реципиент также субъективно воспри­нимает документированную информацию. Поэтому можно говорить лишь о той или иной степени объективности доку­мента.

С полнотой и субъективностью связана достоверность ин­формации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности. Достоверность зависит от источника информации, прежде все­го от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации.

Проблема достоверности информации нередко бывает свя­зана с преднамеренным её искажением— дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно ис­кажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её откло­нения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна. Некото­рые авторы (Г. Г. Воробьёв) вообще полагают, что информа­ция — это не то, что заключено в документе, а то новое, что получено из книги, документа. В ряде изданий утверждается, что в деятельности фирм только 10% информации считается новой 1 .

Понятие новизны также относительно. Одна и та же ин­формация, утратив новизну в оперативной среде, может ока­заться новой при реконструкции событий прошлого, т. е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

1 См., в частности: Коренченко Р. А. Общая теория организации. М.: Юнити, 2003. С. 169.

Свойства и структура документированной информации

С новизной связана своевременность информации, т. е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно из свойств документированной информации— её доступность, т. е. возможность получения потребителем.

Защищённость— свойство документированной информа­ции, которое характеризует невозможность несанкциониро­ванного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.

Ещё одним свойством информации является её эргономич-ность, т. е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

Наконец, важным свойством документированной инфор­мации является её адекватность (определённость), т. е. со­ответствие отражённых в документе фактов, событий, пока­зателей самому объекту или явлению, а также задаче кон­кретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степе­ни адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Изучение свойств документированной информации, хотя на первый взгляд и может показаться чем-то достаточно далёким от практической документной деятельности, в действительно­сти тесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоретиче­ские проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифициро­ванных текстов; в процессе свёртывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых случаях её избыточности; в ходе анализа, критической оценки инфор­мации; при определении принципов и критериев её ценности и т. п. Иначе говоря, свойства документированной информа­ции реализуются как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источ­ников.

Помимо внешних, существуют внутренние свойства доку­ментированной информации. Они находят свое выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Источники

1. 
   Иконы из собрания Церковно-археологического кабинета Московской Духовной Академии. — М.: PeNates-ПеНаты, Московская Православная Духовная Академия, 2015. — 32 c.
2. 
   Гурочкин, Ю.; Соседко, Ю. Судебная медицина. Учебник для юридических и медицинских вузов; М.: Эксмо, 2011. — 320 c.
3. 
   Рогожин Н. А. Арбитражный процесс; Юстицинформ — Москва, 2012. — 240 c.
4. Кони, А.Ф. Уголовный процесс: нравственные начала; М.: Современный гуманитарный университет; Издание 3-е, испр. и доп., 2011. — 150 c.
5. Трудовое право; Юнити-Дана — Москва, 2010. — 504 c.